Informativa sul trattamento dei dati personali relativi ad allergie, disabilità ed esigenze di assistenza
Informativa resa ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679 (“GDPR”)
Titolare del trattamento
Il Titolare del trattamento è COLLEZIONE VIAGGI S.R.L., con sede in Via del Lavoro 11, presso Galleria del Commercio, Almenno San Bartolomeo (BG), e-mail: info@collezioneviaggi.it, di seguito anche “Titolare”.
Tipologia di dati trattati
Attraverso il presente modulo potranno essere raccolti:
- nome e cognome del partecipante;
- recapiti e riferimenti della prenotazione o del viaggio;
- informazioni relative ad allergie o intolleranze alimentari;
- informazioni relative a disabilità, mobilità ridotta o particolari necessità di assistenza;
- eventuali altre informazioni relative alla salute volontariamente comunicate dall’interessato.
Tali informazioni possono rientrare nelle categorie particolari di dati personali previste dall’art. 9 del GDPR.
Si invita a comunicare esclusivamente le informazioni strettamente necessarie all’organizzazione del viaggio e dei servizi richiesti, evitando l’invio di documentazione sanitaria o di dettagli non indispensabili.
Finalità del trattamento
I dati saranno trattati esclusivamente per:
- prendere in carico la segnalazione dell’interessato;
- verificare la possibilità di predisporre pasti, sistemazioni, trasporti o altri servizi adeguati;
- comunicare le necessità segnalate ai fornitori coinvolti nell’esecuzione del viaggio, quali vettori, strutture ricettive, ristoranti, accompagnatori, guide, operatori locali e fornitori di servizi di assistenza;
- gestire eventuali richieste o comunicazioni connesse alla sicurezza e all’assistenza del partecipante durante il viaggio;
- adempiere a eventuali obblighi di legge o rispondere a richieste delle autorità competenti.
I dati raccolti tramite il presente modulo non saranno utilizzati per finalità promozionali o di marketing.
Base giuridica del trattamento
Il trattamento dei dati personali comuni è effettuato in quanto necessario all’esecuzione del contratto o all’adozione di misure precontrattuali richieste dall’interessato, ai sensi dell’art. 6, paragrafo 1, lettera b), del GDPR.
Il trattamento dei dati relativi alla salute o di altre categorie particolari di dati personali è effettuato sulla base del consenso esplicito dell’interessato, ai sensi degli artt. 6, paragrafo 1, lettera a), e 9, paragrafo 2, lettera a), del GDPR.
Quando la segnalazione riguarda un minore o una persona non in grado di prestare autonomamente il consenso, il modulo deve essere compilato da chi esercita la responsabilità genitoriale o ne ha la rappresentanza legale.
Natura del conferimento
Il conferimento delle informazioni è facoltativo. Tuttavia, in mancanza dei dati necessari, COLLEZIONE VIAGGI potrebbe non essere in grado di valutare, richiedere o organizzare correttamente i servizi e le forme di assistenza segnalate.
La comunicazione della necessità non garantisce automaticamente che tutti i servizi richiesti possano essere forniti. La disponibilità dovrà essere verificata con i singoli fornitori.
In particolare, pur trasmettendo correttamente le informazioni ricevute, COLLEZIONE VIAGGI non può garantire l’assenza assoluta di contaminazioni alimentari o di allergeni, salvo specifica conferma del fornitore responsabile del servizio.
Destinatari dei dati personali
I dati potranno essere conosciuti da:
- dipendenti, collaboratori e soggetti autorizzati da COLLEZIONE VIAGGI, nei limiti necessari allo svolgimento delle rispettive mansioni;
- fornitori tecnici e soggetti incaricati della gestione dei sistemi informatici o delle piattaforme utilizzate per raccogliere e conservare le segnalazioni, eventualmente nominati Responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 del GDPR;
- soggetti direttamente coinvolti nell’organizzazione e nell’esecuzione del viaggio, quali tour operator, vettori, strutture ricettive, ristoranti, accompagnatori, guide, corrispondenti e operatori locali, che potranno operare, secondo il ruolo ricoperto, come autonomi Titolari o Responsabili del trattamento;
- autorità pubbliche o altri soggetti ai quali la comunicazione sia obbligatoria per legge.
Saranno comunicate ai fornitori esclusivamente le informazioni necessarie a gestire la specifica esigenza segnalata.
L’elenco aggiornato delle categorie di destinatari e Responsabili del trattamento può essere richiesto scrivendo a info@collezioneviaggi.it.
Trasferimento dei dati fuori dallo Spazio Economico Europeo
Qualora il viaggio si svolga in un Paese esterno allo Spazio Economico Europeo, potrebbe rendersi necessario comunicare le informazioni ai fornitori che operano nel Paese di destinazione.
Il trasferimento avverrà nel rispetto degli artt. 44 e seguenti del GDPR, sulla base di una decisione di adeguatezza, di garanzie appropriate o, quando applicabile, delle deroghe previste dall’art. 49 del GDPR, in particolare quando il trasferimento sia necessario all’esecuzione del contratto concluso nell’interesse dell’interessato.
È possibile richiedere ulteriori informazioni sulle condizioni del trasferimento scrivendo al Titolare.
Modalità di trattamento e sicurezza
Il trattamento sarà effettuato con strumenti cartacei, informatici e telematici, secondo principi di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione e riservatezza.
Il Titolare adotta misure tecniche e organizzative adeguate a proteggere i dati da accessi non autorizzati, perdita, divulgazione o utilizzo illecito.
Non sono previsti processi decisionali unicamente automatizzati, compresa la profilazione.
Periodo di conservazione
I dati saranno conservati per il tempo strettamente necessario a gestire la segnalazione e a organizzare ed eseguire il viaggio.
Le informazioni relative alla salute saranno cancellate o rese non identificabili dopo la conclusione del viaggio, di norma entro 30 giorni, salvo che sia necessario conservarle più a lungo per:
- gestire reclami, contestazioni, richieste di rimborso o sinistri;
- accertare, esercitare o difendere un diritto;
- adempiere a obblighi di legge o richieste dell’autorità competente.
In tali casi, i dati saranno conservati esclusivamente per il periodo necessario alla relativa finalità e nel rispetto dei termini previsti dalla legge.
Diritti dell’interessato
L’interessato può esercitare i diritti previsti dagli artt. 15 e seguenti del GDPR e, in particolare, chiedere:
- l’accesso ai propri dati personali;
- la rettifica dei dati inesatti o l’integrazione di quelli incompleti;
- la cancellazione dei dati, nei casi previsti dalla legge;
- la limitazione del trattamento;
- la portabilità dei dati, quando applicabile;
- l’opposizione al trattamento, quando prevista;
- la revoca del consenso in qualsiasi momento.
La revoca del consenso non pregiudica la liceità dei trattamenti effettuati prima della revoca. Tuttavia, potrebbe impedire a COLLEZIONE VIAGGI di continuare a gestire la specifica esigenza o assistenza richiesta.
Le richieste possono essere inviate a info@collezioneviaggi.it.
L’interessato ha inoltre il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali tramite i recapiti disponibili sul sito ufficiale dell’Autorità.
Versione 1.0 – 7 settembre 2026
